Com o avanço da tecnologia, temos cada vez mais recursos diferentes à nossa disposição. Em escolas, por exemplo, onde antes tínhamos salas e quadros, agora temos também projetores, telas, computadores, celulares, tablets, etc. E o gerenciamento desses recursos é fundamental para garantir o funcionamento eficiente da instituição e o desenvolvimento das atividades.

Para isso geralmente são utilizadas listas escritas, programas complexos, recados, enfim, todo tipo de solução criativa, mas geralmente trabalhosa e não muito eficiente. E se eu dissesse que pode ser muito mais simples que isso e ainda muito mais eficiente? É exatamente para isso que existe o Google Edifícios e Recursos! Com ele, ao criar um evento no Google Agenda, basta selecionar quais recursos serão utilizados que já serão automaticamente reservados para você, naquele horário. Sim, simples assim.

O Google ainda foi um passo à frente. Segundo estudos do próprio Google, até 40% das salas que são reservadas acabam não sendo realmente utilizadas. Pensando nisso, em um evento com uma sala reservada que apenas uma pessoa aceitou o convite no Google Agenda, a sala é automaticamente liberada para ser reservada em outros eventos. Além disso, o organizador recebe por e-mail esse aviso e uma sugestão de remarcar ou cancelar seu evento.

E como faço para criar esses recursos? Primeiramente é importante entender como funciona essa estrutura. Devem ser criados primeiramente os edifícios, ou seja, o local físico onde estão todos esses recursos, o prédio, a casa, etc. É o local que possui um endereço. E dentro de cada edifício existem recursos que podem ser tanto fixos como salas, quanto móveis como chromebooks.

Toda a configuração é feita no Google Admin Console, para isso é necessário entrar com uma conta de administrador do seu domínio em admin.google.com, acessar “Edifícios e Recursos” > “Gerenciamento de recursos” > “Adicionar edifício” (ou “gerenciar edifícios”, caso já tenha algum adicionado) > “Adicionar edifício”.

É possível adicionar até 10.000 edifícios para sua empresa ou em cada domínio. É importante colocar todas as informações sobre aquele edifício de forma que estejam bem explicadas, para facilitar sua utilização no dia a dia.

Agora que já possui um edifício, ele irá aparecer à esquerda. Ao entrar em “Gerenciamento de recursos”, basta clicar no “+” para adicionar um novo recurso.

É possível acrescentar diversas informações a respeito do recurso, como categoria, tipo, descrição, etc. E quanto mais completo melhor para quem for utilizar entender exatamente do que se trata. Podem ser até informações específicas daquele equipamento, como um botão que não está funcionando, ou que é necessário de uma chave.

Ainda no Admin console, é possível ter um resumo de todas as reservas que estão sendo feitas através do painel de insights da sala, com gráficos e informações de uso, como as salas mais reservadas, uso com base no horário, tamanho, salas que estão sendo liberadas automaticamente, etc.

Nunca foi tão simples fazer reservas, sem precisar baixar um novo aplicativo só para isso, nem aprender uma nova ferramenta ou gerenciar todas as reservas e liberações, só precisa da sua própria agenda que já utiliza no dia a dia, criar seu evento como já faz normalmente e agora basta adicionar as suas reservas que já ficam automaticamente bloqueadas naquele horário. Simples, prática e eficiente, essa é a funcionalidade de edifícios e recursos.

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Artigo escrito por Érick Fagundes, revisado por Marcele Aline e Suzane Medeiros.