Em 2021, o Google anunciou uma política que passaria a limitar o armazenamento em 100 TB (terabytes) das instituições de ensino que utilizam o Google Workspace for Education, a mesma entrou em vigor para todos em julho deste ano. Isso tem gerado uma grande preocupação de muitos administradores dos domínios dessas instituições por todo o Brasil. Contudo, veremos que há uma configuração dentro do Google Admin Console onde é possível definir um limite de armazenamento individual para os usuários do domínio, fazendo com que o armazenamento total seja preservado.
Mas antes de mais nada, é importante entendermos um pouco do porquê dessa mudança. Segundo o site TecMundo (https://www.tecmundo.com.br/ciencia/216882-google-encerra-nuvem-ilimitada-universidades-buscam-alternativas.htm) , a justificativa do Google para essa mudança é que “o armazenamento não vinha sendo utilizado de forma otimizada, e os gestores de escolas nem sempre possuíam as ferramentas necessárias para administrar essa questão”. Dito isso, podemos imaginar que possivelmente os usuários estariam utilizando o armazenamento do Google Drive e Google Fotos por exemplo, para uso pessoal.
Essa limitação não ocorre apenas no Google Workspace for Education, se olharmos para o Google Workspace pessoal ou individual (famoso gmail.com), todo usuário por lá tem gratuitamente 15 GB (gigabytes) de armazenamento para todos os serviços do Google que desejar utilizar. E se pensarmos nas versões Business e Enterprise do Google Workspace, as empresas pagam por cada byte armazenado e não sai barato. Logo, mesmo com essa limitação temos um espaço gigante disponibilizado de forma gratuita para as instituições, ainda mais se compararmos as versões.
É preciso salientar ainda que a depender do tamanho da sua rede de ensino, esses 100 TB (suficiente para mais de 100 milhões de documentos, 8 milhões de apresentações ou 400 mil horas de vídeo) agora disponibilizados, podem suprir por alguns bons anos o uso das ferramentas por parte dos alunos e professores, sem que haja algum tipo de ação para exclusão de contas antigas a fim de liberar espaço.
O Google prevê para instituições de ensino que tiverem mais de 20.000 usuários ativos (essa média precisa ser mensal nos últimos 6 meses) que a mesma terá 5 GB extra para cada usuário adicional acima do limite de 20.000. Então, se a sua instituição de ensino conta com mais de 20.000 alunos e professores, poderá ter esse benefício.
Voltando ao gerenciamento, hoje há no Google Admin Console uma política onde é possível administrar o armazenamento de todos os usuários da instituição, através de Grupos ou Unidades Organizacionais. Vamos ver como funciona?
Passo 1 - Primeiramente, é necessário acessar admin.google.com com sua conta Google do domínio de sua instituição. Para ter acesso ao gerenciamento do Armazenamento, é preciso que sua conta de administrador tenha a permissão de Super Administrador ou Administrador do Storage, caso não tenha, converse com o Super Administrador de seu domínio para que ele possa lhe conceder o acesso.
Passo 2 - Na página inicial do Google Admin Console, vamos navegar pelo menu lateral e ir até Armazenamento.
Passo 3 - Assim que entrarmos na página principal, você poderá visualizar como anda o armazenamento total do domínio, assim como os usuários e drives compartilhados líderes de consumo de armazenamento. Seguiremos por aqui na galeria “Configurações de armazenamento” clicando em Gerenciar.
Passo 4 - Ao centro da página você poderá ver que é possível gerenciar o armazenamento de usuário ou até mesmo de um drive compartilhado.
Passo 5 - Para aplicar a política, é possível utilizar as Unidades Organizacionais ou Grupos para definir o público alvo da alteração, então é importante que você tenha essa estrutura montada previamente, caso queira aplicar diferentes limites para grupos de usuários distintos.
Aplicação da política por Unidade Organizacional.
Aplicação da política por Grupo.
Passo 6 - Uma vez definido qual Unidade Organizacional ou Grupo que será aplicada a política, basta escolher entre “Limite de armazenamento do usuário” e/ou “Limite de armazenamento no drive compartilhado”, marcar a opção Ativado e na sequência
escolher a unidade de medida (MB, GB ou TB), assim como o limite. É importante frisar que o “Limite de armazenamento no drive compartilhado” só estará visível quando se tratar de aplicação por meio de Unidade Organizacional.
O quanto de espaço será destinado aos usuários e drives compartilhados é necessário que isso seja discutido internamente, pois cada instituição tem um número de alunos, professores e servidores distintos.
Pronto, esses são os passos para que você enquanto administrador do domínio possa gerenciar o limite de armazenamento dos usuários e/ou drives compartilhados da sua instituição. Como falado anteriormente, é extremamente importante que se tenha a estrutura de Unidades Organizacionais ou Grupos claramente definidas, para que assim seja aplicado um limite diferente para cada perfil de usuário, afinal um professor pode demandar mais espaço de armazenamento que um aluno, por exemplo.
Nota: Caso a sua instituição decida por limitar este espaço para os usuários e, após a essa mudança, algum usuário estourar o teto estabelecido, ele não conseguirá armazenar mais nada em serviços como Drive, Fotos, Sala de Aula, apenas fazer download e exclusão até que o armazenamento dele seja reduzido. Porém, o envio e recebimento de e-mails continuarão funcionando, pois essa é uma funcionalidade exclusiva para usuários do Google Workspace for Education.
Essa e demais informações que vimos acima você poderá ler mais em: gg.gg/armazenamentogwfe.
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1 Comentários
show!
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