A gestão escolar é algo muito importante e que ao mesmo tempo pode ser encarado como complexo, pois requer um acompanhamento de perto dos envolvidos na gestão para criar ou melhorar as condições para que todos os participantes do ambiente escolar possam desenvolver melhor o seu papel. Isso acaba demandando muitas pessoas, esforço e tempo.
Dessa forma, muitas escolas recorrem às tecnologias para simplificar vários dos processos existentes, porém existem alguns pontos que podem dificultar o uso dessas ferramentas, como: falta de recurso financeiro para implementação, visto que algumas podem ter um custo elevado, além da complexidade nesse processo. Juntamente a esses fatores, soma-se a falta de formação para o uso das novas tecnologias, pois nem sempre são ferramentas amigáveis, e quando ocorrem os cursos, elas são simplistas visando só o trabalho com uma ferramenta específica. Tudo isso faz com que muitas escolas optem por manter suas atuais formas de trabalho, envolvendo a grande utilização de papéis e pastas que, em muitos casos, dificultam a organização e localização de dados importantes.
Diante de todos os pontos levantados, podemos elencar algumas das ferramentas Google que podem surgir como alternativa para serem usadas na gestão escolar, além de demonstrar exemplos de uso. Tudo isso para facilitar e melhorar os processos da gestão escolar.
A primeira ferramenta que podemos elencar é a Agenda Google. A Agenda Google traz muitas funcionalidades que vão te fazer querer aposentar a agenda de papel. Se você precisa agendar uma reunião, com a criação de evento na agenda o processo fica bem mais simples, basta criar o evento na sua agenda e convidar por e-mail os participantes, e neste mesmo lugar que os convidados daquela reunião podem te responder se vão comparecer ou não, além de serem notificados por e-mail sobre a existência do evento. Além da criação de eventos, temos também a tarefa que pode ser usada para te lembrar de algo que você necessita cumprir, como a entrega de um relatório. Juntamente a essas funções, temos o lembrete, caso você seja uma pessoa esquecida. Não podemos deixar de falar da possibilidade de criar uma agenda, um exemplo de uso é criar uma para os integrantes da gestão da escola ficarem cientes dos eventos e sem a necessidade de convidá-los individualmente, melhorando a organização e otimizando o tempo.
Se a sua instituição tiver o Google Workspace for Education, a sua agenda ganha ainda mais funcionalidades, como por exemplo: hora de se concentrar, sendo que essa opção pode ser usada caso você tenha que fazer algo muito importante e necessita que não seja incomodado, basta colocar este horário na agenda e não poderá ser convidado para nada nesse horário; ausente, você pode adicionar ausente na sua agenda para sinalizar o horário que não estará na sua instituição, por exemplo; com o trabalho híbrido cada vez mais normalizado, a opção local de trabalho pode ser muito útil para seus colegas saberem onde você está trabalhando nos dias da semana; e, por fim, temos a opção agendamento de horário, ideal para reuniões individuais com os pais, ao ativar essa opção na sua agenda determinando os horários disponíveis, basta passar o link para os pais marcarem o melhor horário e, automaticamente, ele é preenchido e outras pessoas não conseguem marcar devido à indisponibilidade da agenda.
Outra ferramenta que podemos citar é o Google Documentos, ele é um editor de textos on-line, ou seja, ele está disponível na nuvem e você não precisa fazer o download. Sem contar que, com o Docs, o trabalho colaborativo é potencializado com a opção de compartilhamento, onde podemos ter até 100 pessoas trabalhando simultaneamente no documento, o que pode ser de grande valia para elaborações de documentos grandes e importantes. As pessoas que estiverem trabalhando no seu docs podem ter diferentes permissões: podemos ter leitores, comentadores e editores. E, também, está disponível a opção histórico de versões para caso queira retornar a versão antiga do seu documento, se não tiver gostado de alguma mudança.
Também temos o Google Planilhas, que, sem dúvidas, é uma ferramenta de grande valia para a gestão escolar, pensando na análise de gastos, organização e outras possibilidades. Ela também é colaborativa, contendo as mesmas permissões de compartilhamento do Docs, histórico de versões, além do histórico de versões da célula. Sem contar que, dentro de uma planilha, podemos ter várias páginas.
O Google Formulários também não pode deixar de ser citado. Ele é um coletor de dados muito versátil, podendo tanto ser usado na elaboração de provas, quanto para elaboração de pesquisas, projetos político-pedagógicos, para cadastro ou alteração de dados de estudantes. Com os dados coletados, são gerados, automaticamente, gráficos, o que simplifica bastante o processo de compilação dos dados. O Forms também está integrado ao Planilhas.
Um site para a escola destacando o trabalho realizado na instituição, as datas de reuniões e a prestação de contas também pode ser uma excelente ideia. Com o Google Sites, você pode criar um site em poucos cliques e de forma colaborativa, podendo também colocar Formulários, Documentos, Planilhas, Agenda e Mapa, e essas são algumas das alternativas que temos no Google Sites.
E se sabe onde tudo isso fica salvo? No Google Drive, que também é uma ferramenta que pode melhorar a gestão escolar. O Drive salva os arquivos dos editores Google de forma automática, além de permitir que os usuários realizem uploads de arquivos ou pastas dos computadores. Nele, você pode também compartilhar pastas, com as mesmas permissões que vimos no Docs (leitor, comentador e editor). Mas o Drive possui outro diferencial, ao compartilhar uma pasta, você pode definir a data de validade do acesso, redefinir as permissões concedidas ou remover. E, ao compartilharmos um documento do nosso drive, também podemos definir se a pessoa com quem vamos compartilhar pode fazer o download, copiar ou imprimir, tudo isso para termos mais segurança com o nosso arquivo.
Ainda falando de Drive, se a sua instituição utilizar o Google Workspace for Education, o Drive ganha outra funcionalidade: os Drives Compartilhados. Eles facilitam a organização dos documentos e, dessa forma, os arquivos são de propriedade da própria instituição e não de um usuário, o que dá muita segurança à escola, além de não precisar se preocupar se novos usuários terão acesso sempre que adicionar um novo conteúdo.
Todas essas ferramentas Google sem dúvidas irão facilitar bastante o trabalho da gestão. São ferramentas amigáveis, gratuitas e colaborativas, porém, como destacado anteriormente, com a aquisição do domínio Google Workspace for Education algumas ferramentas ganham novas funcionalidades que simplificam ainda mais o trabalho da gestão e de seus integrantes.
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